酒店采購工作流程詳解,如何規避采購風險?

 采購是酒店運營中重要的一環,對于采購人員來說,采購程序以及如何規避風險乃是重中之重,今天為各位酒店人分享采購工作流程及如何規避采購風險。

采購工作流程分為請購程序、定價程序、采購程序、收貨程序。

 

請購程序

1、請購程序的分類

整個采購部的工作是從請購開始的,請購一般分為兩類,一是總倉庫需儲備各個部門使用的物品,凡倉庫儲備的物品均由倉庫領班提出補貨申請;二是倉庫儲備以外的物資由各使用部門直接填寫請購單,提出補貨申請。

酒店財務設有總倉,為什么還允許各個部門提出補貨申請?

酒店餐飲的很多東西都沒有可貯存性。如果全部放在總倉里面,倉庫維護成本會很高,而且酒店廚房一般情況下也必須有現貨貯存,領取的原材料也要經過粗加工清洗等工序而不能直接制作。所以廚房每天的原材料是由廚師長前一天填寫請購單,由指定的供貨商發送新鮮的材料到酒店,經由倉庫的驗收小組、廚房指定廚師對其進行數量、質量的驗收。

除此之外,還有另一種采購叫做緊急采購。有些物品不經常用到或者用到的數量少,倉庫沒有貯存。當需要使用的時候由使用部門直接填寫請購單申請,通過財務驗收,然后領取。

總倉在申請之前須認真核查庫存量及消耗量,同時結合月度采購計劃填制請購單,然后由對口使用或管理部門確認補貨品種和存量,由成本主管核準。

倉庫儲備以外的物資由各使用部門提出采購申請。申請時須送倉庫確認是否有該項儲備,或查詢倉庫多余物資中是否有代用品。

各種鮮活食品如海鮮、肉類、蔬菜、水果、乳制品等,根據各廚房明日經營所需,由各廚房于每天下午三點前填寫每日購貨表,由行政總廚審批后交采購部執行。


2、請購單的填寫時間

零星采購申請須提前10天填妥請購單,整個流程,從總經理的審批,通知供應商或者采購部直接到市場采購,這個過程盡量一個星期內完成?倐}定制物品(物料)須提前30天申購,且必須注明需到貨日期。這樣可以便于安排供貨商的生產及送貨周期。酒水飲品要求供貨商每一個星期送1到2次貨物,有效保證倉庫周轉率的完成。

 

定價程序

1、庫存物料品的定價

對于庫存物品的采購,酒店一般都有固定的供貨商,那么如何確定供貨商呢?

首先采購員須提供三家以上供貨商報價,經權衡物品價格、質量、送貨日期等,由采購經理報財務總監審定,財務總監審定后確認供貨商,報總經理備案。

對于采購員所提供的供貨商,使用部門、財務部要對其所提供的產品進行背景調查,對產品的價格、品種、信譽,尤其是同行對供貨商物品的使用回饋信息等做相應的評判,可以要求供貨商說出他們的產品對哪些酒店提供服務,可以和同行的使用人員進行交流,清楚供貨商的具體情況。最后使用部門、采購部門和財務部門共同抉擇選用哪家供貨商的產品。

2、餐飲原材料的定價

廚房原材料因為季節因素價格波動非常大,成本控制相應的也有些難度。

供貨商直送廚房的海鮮、水產、家畜、肉類、水果、糧油制品等,實行15天報價審批制度,報價時間每15天一次,執行期每月26-10日、11-25日;報批時間每月10日、25日。

采購部于報批時間前分類填好供貨價格審核表,包括供貨商報價、采購部核準價及供貨商聯系資料,交行政總廚確認簽字、交成本主管審核;成本主管根據歷史數據、市場調查,審核價格或做出價格調整,交財務總監批準后執行。批準后的審核表應發行政總廚、成本、收貨、供貨商、采購各一份。收貨部憑此檢查進貨價格。

廚師長應掌握市場價格變化信息,經常與采購部保持聯系,對降幅較大的菜類應大力推銷,以最低的成本提供每周特價菜肴。


采購程序

所有有效的請購單到達采購部后,采購部按請購單上報先后順序,分輕重緩急安排采購計劃。

1、采購物品到貨周期

每日直送類菜食須請供貨商于當日上午9:30之前到貨,員工食堂菜食9:00前到貨。為避免員工食堂跟營業中心的廚房之間驗貨沖突,員工食堂盡量8:00前驗貨,然后是營業中心廚房的驗貨。

注意:員工食堂跟營業中心廚房的原材料是同一家供貨商送貨,要避免驗貨中間發生錯誤。根據員工食堂和營業廚房的原材料驗收標準,請供貨商分類放置原材料,然后按照順序依次驗收員工食堂、營業廚房的原材料。

●倉庫補貨
10天內到貨,10天內到貨是指在預留30天貨物周轉量的前提下。
●其它市內零星或市場采購
一周內到貨,原則上三天到貨。
●本市以外市場采購
20天內到貨。
●需定制或國外采購
按供貨商的最短周期計算。
● 緊急采購
采購部須盡最大能力滿足要求,保證供應。

 

2、請購單的注意事項

請購單一式四聯,落實采購計劃后,采購部須將請購單分送收貨部,以便做好驗貨準備。

酒店需要相關部門一起做好驗貨工作,對于廚房直送原材料,各廚房廚師長(或指定負責人)包括員工食堂負責人,必須每天到收貨部驗收質量;對于工程材料,工程部參與驗收質量,財務部則負責驗收數量、價格。

 

收貨程序

1、請購單作為收貨憑證

驗收員必須根據已獲批準的請購單、合同清單復印件等,由采購部根據不同到貨時間,交收貨部作收貨憑證,無任何收貨憑證的貨物,驗收員有權拒收。

如果沒有經過驗收房的驗收,酒店的供貨商卻直接將物品送到使用部門,那么供貨商將沒有收貨憑證作為收款依據,財務也不認可供貨商將貨物直接送到使用部門。

2、被驗物品的審核

被驗物品的品種、規格、質量、數量必須與隨貨憑證、被批準的請購單相符,包裝的食品原料應注明廠家名稱、廠址、商標、生產日期、保質期限、質量標準、包裝規格等;進貨物品如有合同或小樣,應根據合同標準和封存小樣進行驗收;送貨數量上下浮動不得超過10%。


3、收貨時間

入庫物品由倉管員在收貨單上簽收并將貨品入庫儲存;部門急需物品到貨,倉保員須馬上通知使用部門。

廚房直送原材料或其他部門直送物品到貨,直接通知相關部門領貨。每天上午的直送物品,收貨部須于每天下午3:00前完成收貨記錄;下午的直送物品,須于下班前完成收貨記錄。

行政總廚或部門負責人須及時在收貨記錄上簽收。收貨部須于第二天上午將收貨記錄送成本辦;成本辦憑各部門負責人或指定收貨人的簽名收貨記錄,作為部門成本費用入帳原始憑證。

 

采購管理中同時也需要注意以下節點,避免犯錯:

4、采購物資的變動

酒店購入物品,一旦確定了顏色、款式、用料、價格等,原則上不得更改,如有變動,應報總經理批準。

5、供應商的更換

確定每天鮮活類供貨商必須慎重,應經過一段時期考察,其供貨的質量、價格、時間都符合酒店營業要求情況下,簽署供貨協議。對不能保質、保量、按時供貨的,使用部門可以提出更換供貨商的要求。采購部提供可選擇的供貨商,由財務總監審核資質報總經理批準。

6、采購跟蹤

物品采購任務落實后,采購部必須跟蹤檢查到貨情況,接受收貨部、倉保及各使用部門的信息回饋。

7、建立供應商檔案

建立供貨商檔案,詳細記錄供貨商地址、電話、供貨內容及信譽情況,為酒店積累對外聯系數據。

8、供貨合同

簽訂供貨合同或協議,均須經總經理批準。所有合同或協議須交財務部一份,由會計主管存檔。酒店其它付款合同,也是如此。

聊完采購流程,接下來就是聊風險了,酒店采購人在采購過程中總會遇到一定的風險,于是,“如何規避采購風險”便成為采購人需要時時面對的一個問題。采購風險對酒店的影響程度會因供應商和采購者的特征的不同而有所不同,采購者與供應商之間的互動必定會影響到彼此長期的合作關系。

其中,供應商的特征包括市場結構特征以及商品同質性和穩定性,市場中各種酒店用品所占的比重,影響了其價格以及買賣方市場。酒店在采購之前,必須要有事先的規劃,而且對供應商必須要有一定程度上的了解,以免造成不必要的風險。

與此同時,為了提升企業的采購管理能力并降低采購過程中的風險,有學者也提出了五項主要的采購策略:供應的保證、供應的維持、成本的減少、環境的變遷及競爭的優勢。


采購風險的分類

有學者從描述采購活動整個過程這一角度出發,將采購風險定義為:企業從制定采購計劃開始,至物資采購、運輸回來、驗收入庫,直到投入生產加工為止的一系列生產經營過程中所面臨的各種風險。酒店的采購風險,更確切地講,是指酒店在采購活動過程中所遇到的風險、不確定性和損失,其主要來源于供應商及供應市場。

酒店在采購過程中所遇到的供應商或供應市場出現供應差錯的潛在可能性,其結果導致企業不能滿足消費者需求,或使消費者生活和安全受到威脅。根據有關物料需求和規格的時間表,采購部門和采購人員必須了解物料報價及選擇良好的供應商。酒店在進行采購活動的過程中,存在一些影響企業績效和顧客滿意度的風險。

這些風險有部分學者認為主要包括:需求的確認、采購的需求、訂單報價、供應商選擇、訂單確認、受理收據和訂單以及付款。也有些專家認為,在采購過程中的風險可以分為兩種類型:

與產品需求相關的風險,比如產品的季節性,揮發性等;
與產品供應相關的風險,例如產能限制,供應中斷等。

若是從供應商和供應商市場的角度出發,根據采購風險所具有的三個特性進行了劃分,則可以將采購風險分為項目風險、市場風險和供應商風險。而中國學者一般將采購風險分為兩種類型:內因型和外因型。其中,內因型風險包括計劃風險、合同風險、驗收風險、存貨風險、責任風險、預付款風險等6種類型;外因型包括合同欺詐風險、價格風險、延遲交貨風險、質量風險、意外風險等5種類型。

 

采購風險的來源

采購風險的來源是主要由供應商的失敗及市場特性決定的。也就是說,外部環境才是酒店在采購過程中的主要風險來源。

外部環境,無論是市場本身還是供應商,如果他們無法處理市場的需求,對于原材料需求、數量的波動或所需求的服務形式也無法做出改變,無法達成交貨要求,對于分配、控制及運送必須品的方式不當,無法提供優勢的競爭價格,對于可降低產品或服務價格上的能力不高,無法滿足質量上的需求等等,那酒店的采購風險就不知不覺地產生了。

風險來自與外部,內部控制就顯得尤為重要,酒店內部的各部門以及采購成員都要在內部做好風險的預估以及防范,把風險降到最低。另一方面,采購人的一舉一動,也是影響供應商行為的關鍵,故在采購的交易中,要對供應商抱以真誠的合作態度,各種細節處理妥當。


采購風險的管理方法

采購風險給酒店所帶來的不利影響和損失不容忽視,酒店必須以積極的態度面對采購風險,并且采取一定的方法和措施予以應對。采購風險管理方法是指企業在采購過程中,為了避免或降低采購風險所帶來的不利影響或損失而采取的一系列管理方法或措施,其目的是盡量以最低的成本獲取最大的利益。

有專家將采購風險管理方法重新進行了劃分,將其劃分為行為導向和緩沖導向這兩種類型。其中,行為導向關注的是過程,具體包括四個方面:供應商資格認證,實行質量管理活動,共同制定目標成本以及供應商發展;緩沖導向關注的是結果,具體包括三個方面:安全存貨,多重供應商以及要求供應商代管存貨。管理方法紛繁復雜,要根據情況的變化而改變,不能一成不變,但上面提到的行為導向與緩沖導向都是規避采購風險的基本舉措,要牢記才行。

 

對采購績效的影響

采購績效評價主要是對采購活動的效率和熟練程度這兩個方面進行評價。為了保證所需原材料和服務供應的不間斷,大多數企業采購活動都會試圖達到以下幾個目標:令人滿意的質量,可支付的成本,內部各部門關系融洽,與供應商關系良好以及合理的內部管理成本;谝陨线@五個目標,有四個主要的指標用來衡量采購的效率或熟練程度:價格、質量、服務以及交貨。

由這四個方面所引起的不確定性和風險會影響到企業采購活動目標的實現,也即會影響到采購績效的提升,并且這四個方面與采購績效之間也存在正向相關關系。之所以要將采購績效考核與采購風險聯系起來講,是因為采購風險是制約采購績效的一個重要因素,而如果要取得比較好的采購績效,就必須規避采購中的種種風險,讓采購效益提高。

績效管理就是促使組織和個體對戰略目標以及完成戰略目標達成共識,并實行有效的員工管理方法,最后實現戰略目標的管理活動;蛘呖冃Ч芾砭褪峭ㄟ^在員工和管理者雙方相互理解的基礎上,達成關于目標、標準以及所需能力的協議,使得組織及個人獲得理想的工作結果的一種管理過程。


發布日期:2018.03.24
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